Автоматизация документооборота — это перевод работы с документами в цифровой формат. Цифровизация упрощает делопроизводство и помогает быстрее решать многие бизнес-задачи.
Электронная документация имеет такую же юридическую силу, как и бумажная. Документы, заверенные квалифицированными/неквалифицированными электронными подписями, используют том числе при взаимодействии с государственными органами, контрагентами. О том, какие сервисы используют для перехода на ЭДО, читайте здесь.
Внедрение электронного документооборота (ЭДО) на предприятии имеет свои плюсы:
- Систематизация и структурирование. Автоматический учет файлов исключает потерю важных документов, помогает отслеживать их перемещение и статус, оперативно устранять ошибки. Единый архив с удобной структурой позволяет быстро находить нужный элемент для проверки или копирования.
- Оптимизация процессов. Передача документов происходит в один клик. Направление актов контрагентам, согласование счетов и отправка соглашений — все это занимает минимум времени.
- Экономия ресурсов. С внедрением ЭДО пропадает необходимость в распечатке и ручном вводе данных, сокращаются расходы на бумагу и обслуживание оргтехники, а у сотрудников освобождается время на выполнение других задач.
- Повышение безопасности. Электронная система с настройками доступа обеспечивает конфиденциальность — информацию видят только те, кому она адресована.
Переход на цифровые системы упрощает коммуникацию. Причем как внутри компании, так и с контролирующими органами, клиентами и подрядчиками.
Виды электронного документооборота в организации
Работа через систему ЭДО делится на три типа:
- Внутренний документооборот. Перемещение документов внутри одной компании в рамках установленных регламентов (СЭД). Облегчает взаимодействие между отделами и подразделениями, помогает быстро делиться сведениями, согласовывать и утверждать информацию. К внутреннему документообороту относятся приказы о назначении выплат, личные дела сотрудников, выписки, счета.
- Внешний документооборот. Обмен документами между компанией и контрагентами. Во внешнем ЭДО участвуют инвойсы, договоры поставок, счета-фактуры, маршрутные листы.
- Документооборот с государственными структурами. Взаимодействие с пенсионным фондом, налоговой службой, ФСС. Организация работы с электронными документами в этом случае экономит время на заполнении отчетности, подготовке стандартных форм и получении обратной связи.
При использовании ЭДО вся документация сразу формируется в цифровом виде: это могут быть стандартные формы, которые нужно заполнить, или уже готовые документы. В зависимости от задач выделяют управленческий, бухгалтерский, кадровый, складской и архивный документооборот.
Электронные документы передают через специализированные сервисы и заверяют квалифицированными либо неквалифицированными электронными подписями. Системы цифровизации документооборота передают информацию по зашифрованным каналам и нередко объединяются с системой бухучета, базой данных компании для автоматического заполнения шаблонов.
Для хранения документации используют облачные сервисы, физические носители или электронные архивы, предоставленный оператором ЭДО.
